6 questions essentielles pour implémenter Teams dans votre organisation

Chat, réunion, visioconférences : tout le monde connaît Microsoft Teams ! Dans le contexte de l'entreprise, des établissements de soin et des administrations, sa mise en place et sa sécurisation ne peuvent être envisagées qu’avec une réflexion stratégique globale, réseau compris. Notre expert en solutions de collaboration vous explique pourquoi un accompagnement Microsoft Teams est une garantie de succès quand une structure envisage un projet de mise en place Teams.

Qu'est-ce que Microsoft Teams exactement ?

Microsoft Teams est une plateforme de communication et de collaboration en ligne pour entreprise, développée par Microsoft. Elle fait partie de l'offre Microsoft 365. Teams permet à ses utilisateurs de converser en temps réel, de partager des fichiers ou des écrans et de planifier des réunions en ligne. L'application est utilisée pour faciliter la communication et la coordination entre les collaborateurs et les clients.

Plateforme et application ?

Microsoft Teams est considérée comme une plateforme de communication et de collaboration en ligne à part entière au sein de l'environnement Microsoft 365. Elle est accessible via un navigateur web compatible, des applications de bureau (Windows, macOS, Linux), des applications mobiles (iOS, Android, ChromeOS) et peut être intégrée à d'autres systèmes d'entreprise.

Secteurs privé et public

L'irruption de la pandémie en mars 2020 et la question de la migration vers le Cloud ont véritablement permis à Microsoft Teams de révéler son potentiel, confirme-t-on chez Win. Les entreprises le réclament en raison à la fois de la puissance de l'outil pour le travail hybride, mais aussi de son intégration avec d'autres produits Microsoft fortement présents dans le milieu professionnel.

Cédric Blanvalet, Workplace & Collaboration Engineer de Win, poursuit : « La popularité transversale - public, privé - de Teams s'explique. Ils sont parvenus à proposer un outil multiservices permettant d'éviter le cumul de produits tiers, avec un modèle de licence dégressif particulièrement attractif comme par exemple les licences ME3 qui incluent une licence PC par utilisateur. L'intégration est remarquable, mais peut s'avérer complexe si elle est gérée en interne. A-t-on réfléchi aux conséquences de l’ouverture et du partage face aux risques cyber, par exemple ? » Traduction : intégrer et sécuriser Microsoft Teams ne s'improvise pas.

Qu'apporte Teams à une entreprise en Belgique ?

Microsoft Teams est un outil de visibilité et de communication, qui est largement répandu dans le monde de l'entreprise. « Il vient faciliter la communication, les réunions, mais aussi décupler les possibilités de collaboration au sein d'une boîte. On peut ainsi aisément créer des canaux ou départements d'entreprise à l'intérieur de Teams autour de projets distincts », explique l’expert de Win. « Une multitude de petits outils viennent enrichir la plateforme : outil de planification (Microsoft Planner), création de listes partagée, planification de rendez-vous en ligne (Bookings), process d’approbation (Approvals), etc. Derrière Teams, il y a également le concept d'applications tierces. Elles permettent d’enrichir les services O365 avec des produits intégrés dans une même interface….»

Quels bénéfices quand une entreprise choisit Teams ?

Les raisons pour lesquelles les entreprises belges utilisent et déploient aujourd'hui Microsoft Teams sont nombreuses :

• Microsoft est aujourd'hui leader en Europe sur le marché UC et Collaboration. 50 % des entreprises entre 100 et 1 000 employés ont déployé ou vont déployer Microsoft Teams, qui compte déjà 75 millions d'utilisateurs actifs dans le monde.
• Teams permet aux employés de discuter en temps réel, ce qui peut améliorer la communication et la coordination entre les différents départements et les employés qui travaillent à distance, mais aussi avec les clients ou partenaires des organisations.
• L'intégration avec d'autres outils Microsoft : Teams est intégré à d'autres outils Microsoft tels qu'Office 365, SharePoint et OneNote.
• Accessibilité : Microsoft Teams est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à internet. Les employés travaillent depuis n'importe où, ce qui en fait un outil de travail hybride particulièrement efficace et bien intégré.

En conclusion, Microsoft Teams est largement utilisé dans le monde de l'entreprise. Il favorise la communication et la collaboration entre les collaborateurs sur site ou à distance, ce qui en fait un outil privilégié pour les entreprises belges. Microsoft Teams est considéré comme un outil indispensable pour le télétravail.

Comment sécuriser l’implémentation et les données avec Microsoft Teams ?

La sécurité de Microsoft Teams dans une entreprise est essentielle en raison de la nature collaborative et communicative de cet outil. Pourquoi ? Les collaborateurs partagent des informations sensibles sur des projets, des clients (ou patients dans le secteur des soins de santé) et des données stratégiques pour l'organisation. Si l'outil Teams n'est pas sécurisé, il peut facilement devenir un vecteur d'attaque (en forte croissance).

« La sécurisation de Microsoft Teams est cruciale pour protéger les données de l'entreprise », estime Cédric Blanvalet. Comment faire ? La sécurisation Teams peut inclure plusieurs échelons :

• Authentification à plusieurs facteurs
• Utilisation de chiffrement pour protéger les données
• Mise en place de politiques de sécurité strictes pour les employés
• Surveillance régulière de l'utilisation de l'outil pour détecter les activités suspectes.

Quelles questions se poser avant l’intégration de Microsoft Teams ?

Tout démarre par un audit, confirme Cédric Blanvalet : « Nous commençons par un inventaire de ce qui existe dans l'entreprise au niveau des outils Microsoft, mais aussi d'Azure. Nous évaluons l’infrastructure existante du client en terme de gestion d’identité, s’il souhaite l’intégrer au monde Azure: si elle est gérée en interne (on prem) ou dans le Cloud, ce qui nous permet de savoir comment synchroniser les identités et les permissions entre les systèmes existants, mais aussi ce qui doit être fait en termes de gouvernance : partage, sécurité, ouverture sur l'extérieur, applications tierces. Enfin, nous devons maîtriser une donnée essentielle : quid d'Exchange (fortement lié à Teams) ?»

Se pose alors la question de l’adoption du Cloud (privé, public, hybride) ou de la conservation des serveurs en interne ou on prem dans un datacenter souverain en Belgique (enjeux de territorialité des données) : « La société souhaite-t-elle conserver une infrastructure serveur Exchange propre ou envisager un environnement mail hybride ? Jusqu'où l'organisation veut-elle aller, en somme ? Cette réflexion semble costaude sur papier, mais l'inventaire et la stratégie peuvent être assurés assez rapidement, si l’on est bien accompagné », confirme l’expert.

La réflexion la plus sensible se situe au niveau de la sécurisation, prévient Cédric Blanvalet : « C'est peut-être l'aspect le plus coûteux si on n'y prend pas garde. Microsoft propose plusieurs outils de sécurisation qui peuvent nécessiter des licences supplémentaires.

Chez Win, nous menons cette réflexion avec le client pour prodiguer des conseils personnalisés, en fonction du contexte global du réseau informatique propre à l'organisation. »

Votre téléphonie via Teams : quelles sont les meilleures pratiques ?

Microsoft Teams s'est ouvert à la communication avec la téléphonie d'entreprise, offrant la possibilité d'intégrer des lignes fixes directement dans la plateforme Teams.

Win Teams Phone & Collab est une technologie basée sur l’environnement de communication collaboratif Microsoft Teams 365. Les fonctionnalités de téléphonie et de collaboration passent en mode SaaS. L'intégration se fait via l'offre Win Direct Routing. Elle offre la possibilité de passer et de recevoir des appels vers des lignes fixes externes et des téléphones mobiles via l’IP Voice de Win.

Pourquoi est-ce important ? Microsoft Calling Plans reste relativement limité et coûteux. Win Direct Routing & IP Voice pour Teams se présente comme une alternative à Calling Plans offrant une qualité voix optimale, des garanties de qualité de service (QoS), ainsi que des équipements certifiés (casques, téléphones DECT, systèmes pour salle de réunion).

L'offre permet également la prise en charge d'équipements non supportés par Microsoft, comme la gestion du fax via une ATA box avec 2 ou 4 portes analogiques (fax-to-email, email-to-fax).

Ses avantages :

• Sécurité optimale sur le réseau de Win
• Migration simple, rapide et transparente pour les utilisateurs
• Conservation des numéros de téléphone
• Facturation transparente basée sur votre consommation de minutes de trafic
• Reporting avancé sur vos communications

Déploiement de Teams : conclusion

Cédric Blanvalet est formel : « D'expérience, Teams se trouve au carrefour de plusieurs compétences indissociables et impératives : ingénieur système, identité, configuration, authentification, réseaux, infrastructures et téléphonie. Sans cela, il est illusoire d'obtenir un ensemble Teams cohérent. Configurer Microsoft Teams dans une entreprise, c’est du travail et réunir ces compétences ne va pas de soi en 2023, notamment si tout cela est envisagé par une DSI en interne. »

Voilà pourquoi l'expert en collaboration et en communication recommande de confier ces tâches à un intégrateur Teams, dans un contexte de réseau fiable : « Inutile de dire que sans réseau véloce, stable et parfaitement dimensionné, la mise en place de Teams risque de se heurter à des freins techniques. »

Win inscrit la mise en place de Teams dans une réflexion globale, qui démarre par un audit afin de garantir une intégration exemplaire et fiable des outils, interconnectés.